Esigenza
Al giorno d’oggi sempre più imprese e liberi professionisti si trovano a gestire un’enorme quantità di informazioni, rispettando normative stringenti.
Le aziende specializzate nel noleggio di autoveicoli sono tra quelle maggiormente a rischio, poiché devono registrare e memorizzare abitualmente più di un documento, ad esempio patente di guida e carta di credito.
Nello specifico, Marka Service ha sviluppato questo progetto in collaborazione con Fujitsu: grazie al versatile scanner digitale in dotazione e alla piattaforma Arxivar, è stato infatti possibile acquisire ogni dato con estrema precisione e velocità.
Per rispondere ad ogni esigenza del cliente, era inoltre necessario provvedere non solo all’archiviazione in modo completamente sicuro, ma anche alla fascicolazione automatica delle informazioni, con la possibilità di tenere traccia dello storico dell’automezzo in maniera totalmente automatizzata.
L’obiettivo finale è stato dunque la creazione di una piattaforma che coniugasse le seguenti qualità:
- Compatibilità con l’intero ecosistema aziendale
- Conformità a tutte le norme in merito alla privacy e trattamento dei dati personali
- Efficienza nella ricerca e nella gestione dei documenti digitali
- Affidabilità nell’invio di tutta la documentazione, quando necessaria.
Realizzazione
L’efficacia della soluzione adottata si basa sulla capacità di ARXivar di monitorare e ottimizzare i flussi di lavoro attraverso la creazione di workflow, che vanno ad automatizzare tutte le attività quotidiane.
La fase preliminare è stata la creazione di diverse classi documentali che rispecchiassero fedelmente i file scannerizzati. Successivamente gli step principali sono stati:
- Scan ed elaborazione dati con salvataggio in database:
A seguito di un contatto richiedente una specifica autovettura, la documentazione fornita viene acquisita e archiviata sul supporto dedicato;
- Interconnessione al software gestionale tramite Web API:
Il programma è perfettamente integrabile con tutti gli applicativi aziendali e comunica tramite specifici protocolli realizzati appositamente dai tecnici di Marka Service;
- Sviluppo dell’interfaccia di consultazione personalizzata:
Al fine di garantire una User Experience dagli standard elevati, si è reso necessario implementare l’usabilità attraverso la creazione di un ambiente digitale caratterizzato dalla facilità d’uso.
Risultati
Marka Service ha progettato con successo una piattaforma unica che ha permesso al cliente di risparmiare tempo e risorse preziosi, mediante l’uso di strumenti automatici e completamente personalizzati, su misura per il suo business.
Il risultato ottenuto ha garantito una maggior efficienza e sicurezza di tutta l’area burocratica, contribuendo inoltre alla digital transformation verso un’ottica a favore dell’ecosostenibilità, impattando infine positivamente sulla produttività generale.