Esigenza
Il cliente ha richiesto una soluzione per efficientare la redazione della nota spese dipendenti in tempistiche e controllo dei costi.
In fase di riorganizzazione aziendale era necessario avere uno strumento che potesse favorire un miglior controllo delle spese sostenute migliorando i tempi di evasione delle stesse verso i dipendenti e predisponendo la struttura del dato per automatizzare le registrazioni contabili.
Prima dell’implementazione con ARXivar, il processo era gestito senza standard e uniformità, rendendo la registrazione di tali spese lenta e dispersiva in termini di tempo e risorse.
Realizzazione
Parte Dipendente
In autonomia, da pc o da smartphone, il dipendente ha la possibilità di inserire i dati della nota spese e caricare il documento che la avvalora, inserendo le informazioni strettamente necessarie.
Tramite il solo login vengono compilati alcuni campi della spesa con l’integrazione all’anagrafica dipendente.
Nei casi di “valuta estera” l’importo della spesa viene calcolato tramite l’aggiornamento quotidiano del tasso di cambio con la borsa corrente. Se viene inserita una spesa in data odierna, il sistema si occuperà di aggiornare l’importo della spesa nella giornata successiva, avendo reperito il tasso di cambio alla sera.
Se il dipendente vuole archiviare una spesa di “Tipo Rimborso KM”, dopo la selezione del modello sarà proposto in automatico il valore per Modello/KM, tramite l’integrazione con i dati ACI correnti. Il dipendente sarà guidato nei campi tramite dei popup pilotati dai valori presenti, favorendo un corretto inserimento del dato.
Dopo aver inserito tutte le spese del periodo, si potrà monitorare il rimborso tramite delle viste ad hoc dove lo stato della spesa sarà variato in “SALDATO” quando avrà superato tutti i controlli amministrativi.
Parte Amministrazione
Le spese del dipendente saranno accorpate per periodo e controllate con la creazione di una nota spese mensile.
Per creare la nota spese saranno richiesti obbligatoriamente: il dipendente (il sistema di occuperà di compilare tutti i dati dopo la scelta dell’utente in elenco), Dal, Al, Commessa.
Al salvataggio saranno inserite le righe delle spese filtrate per i dati soprastanti e saranno svolti i calcoli legati al totale delle spese e al residuo da rimborsare al dipendente.
La nota spese sarà controllata e confermata. La variazione dello stato “SALDATO” invierà al dipendente una e-mail di conferma.
Risultati
La gestione dei flussi e l’integrazione con la suite ARXivar hanno favorito un processo fluido e semplice, portando in azienda i seguenti valori aggiunti:
- uniformità di metodo;
- autonomia nell’inserimento delle spese;
- miglior efficacia nel controlling;
- centralizzazione del dato con la possibilità di produrre KPI per commessa, stato, cliente;
- riduzione errori di data entry;
- validazione e verifica grazie a controlli automatizzati da parte di ARXivar;
- calcoli automatici effettuati dal sistema e non manualmente dall’operatore.